Lista de Requerimientos y planeacion para el Barcamp Mexico 2009. Existe aca para reunir todo en un lugar central que a futuro no quede perdido en las nubes. Sientanse libres de añadir cualquier cosa!
Vamos a necesitar
Transporte
- Estacionamiento (est. 100 autos)
- Transporte DF a Querétaro
Lugar
- Acceso a Internet Wi-Fi de banda ancha abierto
- Tres cuartos (salones, salas, espacios) cada uno con:
- Computador (aunque es bien probable que cada ponente lleve su propio laptop)
- Podium o mesa para un portatil (o dos)
- Microfono, Parlantes (@pyrax y @joshua_007)
- Cañon (Proyector) (La renta de 4 cañones por dos días sale en $3,680, IVA incluido)
- Pantalla para proyectar
- Tablero
- Sillas (est. 60)
- Tomacorrientes varios disponibles para la audiencia ( @Netwallker y @LauraDark)
- Iluminacion para las sesiones en la noche
- Un area de socializacion (la "4ta" sala) con:
- 2 Computadores -> Ofrecidos por @mpastrana
- Dos tableros
- Sillas, Sofas, Mesas para comer
- Una mesa larga (para llevar los registros, y llevar items de administracion)
- Tomacorrientes varios disponibles para la audiencia
Comidas
- Café
- Muffins o su equivalente
- Mantequilla, Mermelada, Queso crema
- Jugos, Agua, Refrescos
- Comida, Cena (Sugerencia dos trompos)
Limpieza
- Baños disponibles
- Papel higienico
- Ambientador
- Jabon líquido
Papeleria
- Cinta aislante
- Stickers rotuladores
- Carnets identificadores en papel
- Post its
- Plumones multicolor
- Plumones negros
- Caja de bolígrafos
- Blocks de notas
Entregas
- Camisetas Barcamp/Tequila Valley -> Ofrecidos por @mpastrana
- Stickers -> Ofrecidos por @mpastrana
- Botones o Pulseras (Cantidad por confirmar) -> Ofrecidos por @boxbyte
Para mostrarle a empresas
Que es el BarCamp?
Un seminario sin ponentes (o como le dicen a veces, una desconferencia) donde básicamente se reúnen varios tecnólogos a hablar en escena de cualquier cosa que se les venga en mente referente a tecnologías en presentaciones personales.
El día del evento en la mañana se inscriben los presentadores a hablar, se lleva un tablero en blanco y se piden espacios de 30 minutos a una hora para hablar.
Actualmente se han celebrado mas de 200 eventos barcamp a nivel mundial desde que comenzó hace 2 años. Existen variantes temáticas como Wordcamp y Mobilecamp.
Barcamp se celebro en el 2007 en México y hasta ahora se genera nuevamente la sinergía para proponer un segundo.
Se acostumbra que no todos los que atienden llevan parte inclusiva en el evento. De hecho, es muy normal encontrar gente sentada afuera del Barcamp llevando a cabo cualquier actividad en sus portátiles. Cerca al 90% de los atendentes a los eventos Barcamp llevan algún tipo de comunicación al Internet consigo.
Este es un evento que buscaría reunir entre 150 y 300 personas.
Ejemplos
Logistica: Checklist Evento
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PREVIO AL EVENTO |
FECHA |
1 |
Enviar invitación (recordatorio) del evento |
6-Feb |
2 |
Confirmar el transporte |
6-Feb |
3 |
Hacer una lista de contactos |
6-Feb |
4 |
Hacer un guión del evento con responsables |
6-Feb |
5 |
Hacer un croquis del espacio y definir responsables (6) |
6-Feb |
6 |
Hacer los avisos de señalización (salas, entrada, registro, baños etc…) |
6-Feb |
7 |
Hacer los gafetes de identificación de asistentes y organizadores |
6-Feb |
8 |
Probar equipos (proyectores, computadores, tableros etc..) |
6-Feb |
9 |
Probar redes |
6-Feb |
10 |
Probar sonido |
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11 |
Hacer un inventario de los equipos que se llevarán |
6-Feb |
12 |
Hacer una caja con utensilios varios: tijeras, cinta, papeles, esferos, marcadores y stickers |
6-Feb |
13 |
Definir mecánica de descuento con restaurantes |
6-Feb |
14 |
Confirmar el montaje de las salas con el responsable del lugar |
6-Feb |
15 |
Confirmar asistentes por parte del Gob. Querétaro |
6-Feb |
16 |
Definir persona responsable de los invitados por parte del Gob. Querétaro |
6-Feb |
17 |
Comprar botellas de agua para los ponentes |
6-Feb |
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DURANTE EL EVENTO |
FECHA |
1 |
Asegurar el montaje con el responsable del lugar |
7-Feb |
2 |
Reunión con responsables del evento: definición de roles |
7-Feb |
3 |
Montar equipos propios y hacer pruebas |
7-Feb |
4 |
Dar seguimiento al transporte 9am |
7-Feb |
5 |
Apuntar en el tablero presentación MP Premio Logo TV al cierre del BC |
7-Feb |
6 |
Anunciar los tags en c/plataforma |
7-Feb |
7 |
Comunicar la mecánica de descuento con restaurantes |
7-Feb |
8 |
Montar mesas de registro con formatos de listas de invitados |
7-Feb |
9 |
Poner botellas de agua para los ponentes |
7-Feb |
10 |
Avisar el horario de regreso del camión |
7-Feb |
11 |
Cumplir con el horario de regreso del camión |
7-Feb |
12 |
Cierre de BC: Presentación MP |
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DESPUÉS DEL EVENTO |
FECHA |
1 |
Recoger todos los equipos e implementos y compararlos con el check-list |
7-Feb |
2 |
Entregar el salón al responsable del lugar |
7-Feb |
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1 DÍA DESPUÉS DEL EVENTO |
FECHA |
1 |
Enviar un mail de agradecimiento a los asistentes con un call to action |
8-Feb |
Logistica: Script del evento
HORA |
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8:00 AM |
Llegada con demás responsables |
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8:15 AM |
Reunión con responsable del salón para confirmar montaje |
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8:30 AM |
Reunión con equipo para definir roles y responsabilidades |
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Equipos |
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Asistencia |
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Señalización |
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Botellas de agua |
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Flujo de gente entrada/salida |
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Sonido |
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9:00 AM |
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Llamada de seguimiento al transporte |
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9:15 AM |
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Seguimiento al montaje del salón |
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Pruebas de equipos, sonido y redes |
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9:45 AM |
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Listas las mesas de registro |
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10:00 a.m. |
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Llegada de asistentes y anotaciones en tableros |
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10:30 |
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Empiezan las conferencias |
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10:30 a 14:00 |
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Ciclo de conferencias mañana |
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14:00 |
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Anuncio sobre comidas con restaurantes |
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14:00 a 15:00 |
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Lunch break |
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15:00 |
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Aviso de inicio de conferencias de la tarde |
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15:30 |
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Inicio de conferencias tarde |
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15:30 a 17:00 |
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Ciclo de conferencias tarde |
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17:00 |
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Presentación cierre BC y anuncio transporte de regreso |
17:30 |
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Cierre: reunión equipo |
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17:45 |
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Recoger todos los equipos y entregar salón al responsable |
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